FIC POS là gì? Tổng quan hệ thống bán hàng, nhân sự, lương và pha chế

FIC POS là hệ thống hỗ trợ quản lý hoạt động cửa hàng. Bên cạnh nhận đơn và thanh toán, hệ thống có các nhóm nghiệp vụ về hàng hóa, nguyên liệu, công thức pha chế, nhân sự, lịch làm việc, chấm công, lương và báo cáo.

Bài viết này giới thiệu phạm vi hệ thống để chủ cửa hàng lựa chọn và chuẩn bị triển khai. Chức năng sử dụng thực tế phụ thuộc mô hình, gói dịch vụ, quyền tài khoản, phiên bản và cấu hình của cửa hàng.

1. Hai hướng sử dụng: F&B và Retail

FIC POS F&B – Ăn uống & Phục vụ hướng đến quán cà phê, trà sữa, quán ăn và nhà hàng. Hoạt động chính xoay quanh khu vực, bàn, thực đơn, gọi món, pha chế và thanh toán.

FIC POS Retail – Bán lẻ & Hàng hóa phục vụ mô hình bán hàng hóa, tập trung vào sản phẩm, đơn bán, nhập hàng và tồn kho. Các nghiệp vụ lô hàng, hạn sử dụng hoặc thiết bị quét mã cần đối chiếu theo phiên bản và cấu hình triển khai.

Không nên hiểu rằng mọi chức năng của F&B đều có sẵn trên Retail, hoặc mọi thao tác trên web đều đã có trên ứng dụng di động. Khi đăng ký, cửa hàng cần chọn đúng mô hình và xác nhận phạm vi sử dụng.

2. Quản lý khu vực, bàn và phục vụ

Với F&B, cửa hàng có thể tổ chức khu vực và danh sách bàn theo cách phục vụ thực tế: tầng trệt, sân vườn, phòng riêng hoặc khu mang đi.

Nhân viên theo dõi bàn, mở đơn, thêm món và ghi nhận yêu cầu của khách. Các thao tác chuyển bàn, tách đơn và gộp đơn hỗ trợ những tình huống khách đổi chỗ, thanh toán riêng hoặc thanh toán chung.

Tên bàn nên rõ ràng, thống nhất với cách nhân viên gọi tại quán. Dữ liệu mẫu là điểm bắt đầu để làm quen; cần rà soát lại sơ đồ bàn trước khi vận hành thật.

3. Thực đơn, món bán, topping và ghi chú

Thực đơn được tổ chức theo nhóm món, sản phẩm, đơn vị tính và giá bán. Với cửa hàng đồ uống, topping và ghi chú giúp ghi nhận yêu cầu như thêm trân châu, ít đường hoặc không đá.

Cửa hàng nên phân biệt món bán với nguyên liệu dùng để pha chế. Một món cà phê sữa là sản phẩm bán; cà phê, sữa và các thành phần khác là dữ liệu nguyên liệu. Phân biệt đúng giúp nhân viên tìm món thuận tiện và tránh đưa nguyên liệu nội bộ vào thực đơn khách hàng.

Giá bán và lựa chọn đi kèm cần được cửa hàng xác nhận trước khi nhận đơn thật.

4. Gọi món, bếp/pha chế và QR tại bàn

FIC POS có các luồng nhận đơn và chuyển thông tin món cho bộ phận chuẩn bị. Ghi chú trên món giúp nhân viên pha chế hoặc bếp theo dõi yêu cầu cụ thể.

QR gọi món tại bàn giúp khách truy cập thực đơn và gửi yêu cầu từ thiết bị của mình. Cửa hàng cần cấu hình bàn, món hiển thị và quy trình tiếp nhận để nhân viên biết khi nào có đơn mới.

In hóa đơn, in bếp và in nhãn phụ thuộc cấu hình máy in cùng phương thức kết nối được hỗ trợ. Nên thử trên thiết bị thực tế trước khi áp dụng trong giờ cao điểm.

5. Thanh toán, hóa đơn và ca thu ngân

Nhân viên có thể xử lý thanh toán theo các phương thức đã cấu hình, quản lý hóa đơn và tra cứu giao dịch. Nghiệp vụ mở ca, đóng ca và theo dõi tiền hỗ trợ bàn giao giữa các nhân viên thu ngân.

Cửa hàng cần thống nhất tài khoản nhận tiền, phương thức thanh toán và trách nhiệm đối chiếu cuối ca. Một giao dịch được ghi nhận trong phần mềm không tự đồng nghĩa tiền đã về ngân hàng; cần kiểm tra theo quy trình thanh toán đang sử dụng.

6. Công thức pha chế và định lượng nguyên liệu

FIC POS có nhóm chức năng quản lý công thức pha chế, thành phần và định lượng. Cửa hàng có thể dùng dữ liệu này để thống nhất cách làm món và hướng dẫn nhân viên.

Ví dụ, một công thức cần chỉ rõ tên nguyên liệu, lượng sử dụng, đơn vị và các bước thực hiện. Khi đổi kích cỡ ly hoặc thay nguyên liệu, cửa hàng nên kiểm tra lại công thức tương ứng.

Quản lý công thức không đồng nghĩa mọi món đều tự động trừ kho theo định lượng. Việc liên kết sản phẩm, công thức và luồng xuất kho phải được xác nhận theo cấu hình và phiên bản đang dùng.

Xem thêm: Quản lý công thức pha chế và nguyên liệu.

7. Nhập hàng, nhà cung cấp và tồn kho

Các nghiệp vụ nhập hàng, nhà cung cấp, kiểm kho và điều chỉnh tồn giúp cửa hàng tổ chức thông tin hàng hóa. Dữ liệu tồn kho cần đi cùng đơn vị tính và nghiệp vụ nhập/xuất nhất quán.

Với Retail, hàng có lô hoặc hạn sử dụng cần được khai báo theo quy trình hỗ trợ của phiên bản triển khai. Không nên chỉ nhập số lượng rồi mặc định hệ thống đã có đủ thông tin lô và hạn dùng.

Trước khi sử dụng, nên thử một chu trình nhỏ: nhập hàng, bán hàng, kiểm tra tồn và thực hiện tình huống trả hàng phù hợp.

8. Nhân viên, chức vụ và phân quyền

Cửa hàng có thể tổ chức tài khoản nhân viên, chức vụ và quyền thao tác để phù hợp nhiệm vụ của từng người. Ví dụ, nhân viên phục vụ, thu ngân và người quản lý có nhu cầu truy cập khác nhau.

Chủ cửa hàng nên cấp quyền theo công việc thực tế, đồng thời kiểm tra tài khoản nhân viên trước khi bàn giao. Việc quản lý tài khoản giúp xác định ai đang thao tác và hạn chế dùng chung một tài khoản cho cả quán.

9. Ca làm việc, đăng ký lịch và chấm công

FIC POS có nhóm nghiệp vụ ca làm, đăng ký lịch, quản lý lịch và chấm công. Người quản lý dùng dữ liệu lịch để tổ chức nhân sự theo ngày và tuần; dữ liệu vào/ra là cơ sở đối chiếu công làm việc.

Các trường hợp đổi ca, bổ sung lịch hoặc điều chỉnh chấm công cần được xử lý đúng quyền và quy trình của cửa hàng. Lịch dự kiến và thời gian làm thực tế là hai loại thông tin cần đối chiếu, không nên xem là một.

10. Bảng lương và ứng lương

FIC POS có nghiệp vụ bảng lương theo tháng, thông tin lương nhân viên, phụ cấp, thưởng, khoản điều chỉnh, ứng lương và ghi nhận trả lương. Nhân viên có thể xem thông tin lương của mình theo quyền được cấp.

Ứng lương có luồng gửi yêu cầu, duyệt hoặc từ chối; hạn mức phụ thuộc chính sách đã cấu hình và dữ liệu lương. Chủ cửa hàng cần kiểm tra công, khoản cộng/trừ và số đã trả trước khi chốt kỳ.

Phần mềm hỗ trợ quản lý và đối chiếu dữ liệu; cửa hàng chịu trách nhiệm thiết lập chính sách lương phù hợp với thỏa thuận và quy định áp dụng.

Xem thêm: Quản lý lương, chấm công và ứng lương.

11. Công việc, thông báo và báo cáo

Các nhóm chức năng công việc, thông báo, thu chi và báo cáo giúp người quản lý theo dõi vận hành. Có thể tổ chức nhiệm vụ hằng ngày hoặc theo ca, theo dõi tình trạng thực hiện và xem các số liệu được ghi nhận.

Báo cáo phản ánh dữ liệu đã nhập và các giao dịch đã xử lý trong hệ thống. Để số liệu hữu ích, cửa hàng cần duy trì quy trình nhập liệu, thanh toán và đối chiếu nhất quán.

12. Web, điện thoại và máy tính bảng

F&B có giao diện web và ứng dụng iOS/Android. Cửa hàng nên thử trên máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng dự kiến sử dụng, đặc biệt với máy in và các thiết bị ngoại vi.

Với Retail, cần xác nhận riêng phiên bản và thiết bị được hỗ trợ. Khả năng hoạt động khi mất mạng cũng phụ thuộc ứng dụng và nghiệp vụ; không áp dụng một cam kết offline chung cho toàn bộ hệ thống.

13. Khởi tạo dữ liệu miễn phí cho cửa hàng mới đăng ký

FIC POS hỗ trợ khởi tạo dữ liệu ban đầu miễn phí cho cửa hàng mới đăng ký. Nội dung hỗ trợ gồm danh sách khu vực/bàn, nhóm món, thực đơn, giá bán và các dữ liệu ban đầu được thống nhất theo mô hình.

Cửa hàng cung cấp thực đơn và thông tin chính xác; đội ngũ hỗ trợ hướng dẫn chuẩn bị và kiểm tra trước khi sử dụng. Nguyên liệu, công thức, topping hoặc dữ liệu bổ sung được thống nhất theo thông tin thực tế cửa hàng cung cấp.

Hỗ trợ khởi tạo dữ liệu là hỗ trợ thiết lập ban đầu, không có nghĩa toàn bộ gói phần mềm được miễn phí.

Xem chi tiết: Khởi tạo dữ liệu miễn phí cho cửa hàng mới.

14. Quy trình bắt đầu đề xuất

1. Chọn đúng mô hình F&B hoặc Retail.
2. Đăng ký và xác nhận gói dịch vụ, thiết bị, các nghiệp vụ cần dùng.
3. Chuẩn bị danh sách bàn, thực đơn hoặc hàng hóa, giá và đơn vị.
4. Nhận hỗ trợ thiết lập dữ liệu ban đầu.
5. Kiểm tra bằng một số giao dịch mẫu và hướng dẫn nhân viên.
6. Đối chiếu dữ liệu, xác nhận cấu hình rồi bắt đầu vận hành.

Câu hỏi thường gặp

FIC POS chỉ dùng để bán hàng phải không?

Bán hàng là một phần của hệ thống. FIC POS còn có các nhóm nghiệp vụ nhân sự, lịch làm, chấm công, lương, nguyên liệu và công thức pha chế; phạm vi dùng phụ thuộc mô hình và gói được cấp.

FIC POS có quản lý lương nhân viên không?

Có nhóm chức năng bảng lương, ứng lương và ghi nhận trả lương. Cần thiết lập thông tin nhân viên và kiểm tra dữ liệu công trước khi sử dụng.

Cửa hàng chưa có dữ liệu có bắt đầu được không?

Có thể bắt đầu với dữ liệu mẫu để làm quen và nhận hỗ trợ khởi tạo dữ liệu miễn phí khi mới đăng ký. Cần rà soát dữ liệu thực tế trước khi bán hàng.

Tìm thông tin đăng ký ở đâu?

Truy cập trang chủ FIC POS, đăng ký dùng thử hoặc liên hệ hỗ trợ. Thông tin gói và điều kiện hiện hành được hiển thị trong quy trình đăng ký.